Project Description

Urenverantwoording

aan-afmelden

Aanwezig en afwezig melden

orderboeken
weekoverzicht
verlofadministratie
calamiteiten
afdelingsoverzicht
weekoverzicht
verlofoverzicht
Met onze webapplicatie Urenverantwoording kunt u zonder verdere synchronisatie alle urenregels boeken in uw ERP pakket, zoals bijvoorbeeld Isah, Exact (Online en Globe), Ridder of MKG. De webapplicatie functioneert als een schil over het ERP pakket heen. U bepaalt als klant wat er op het scherm gebeurt: welke informatie uit het ERP pakket wordt getoond, hoe u wilt werken en hoe de schermen er uit zien. Wij zorgen er voor dat alle boekingen in het ERP pakket volgens de standaard methoden van het pakket correct worden uitgevoerd.

Hierdoor kunt u het systeem eenvoudig en overzichtelijk houden en bovendien makkelijk te bedienen voor uw medewerkers. De samenwerking die u aangaat met Webbing Solutions resulteert in een systeem dat aansluit op uw bedrijfssituatie.

Voor wat betreft urenregels worden alle soorten boekingen ondersteund. Het boeken van aan- en afwezigheid, eventueel met controles op te laat beginnen of te vroeg vertrekken. Natuurlijk ook het aanvragen en goedkeuren van verlof en vakanties. Alle werkzaamheden kunnen worden geboekt. Productieve uren op productieorders of werkkaarten kunnen op verschillende manieren worden geboekt. Daarnaast worden ook het boeken van indirecte uren en uren op clusters ondersteund.

Het systeem is volledig transparant. Uw medewerkers hebben volledig inzicht in de geboekte uren. Indien gewenst kunnen uw medewerkers ook zelf mutaties uitvoeren op de geboekte urenregels. Hoe ver u daar in gaat bepaalt u zelf. Daarnaast zijn er voor de afdelingschefs, leidinggevenden of administratieve afdelingen uitgebreide mogelijkheden voor het controleren, fiatteren en verwerken van de uren.

Tenslotte kan de webapplicatie Urenverantwoording worden uitgebreid met zogenaamde Shop floor functionaliteiten. Denk hierbij aan inzicht geven in de planning, gereed melden van productieorders, afboeken van gebruikt materiaal, verzetten van statussen etc.

ERP pakketten: Isah, Exact (Online en Globe), Ridder, MKG

Met de webapplicatie Urenverantwoording kunt u veel flexibeler omgaan met het aanwezig en afwezig melden van uw medewerkers dan dat u dit binnen uw ERP pakket kunt doen. De webapplicatie kan door middel van een vraag en antwoord scenario precies bepalen wat er aan de hand is.

In veruit de meeste gevallen zullen uw medewerkers zich netjes aanwezig melden bij de start van hun werktijd en zich aan het eind van hun werktijd weer afwezig melden. De webapplicatie maakt het omgaan met de uitzonderingen echter veel eenvoudiger. Zowel voor de medewerker als voor hun leidinggevenden en uw administratie.

Wanneer men te laat begint of te vroeg weg gaat, zal de webapplicatie om een reden vragen. De medewerker kan kiezen uit een lijstje van mogelijke redenen, bijvoorbeeld klantbezoek, doktersbezoek of gewoon te laat. Dit lijstje wordt uit ERP gehaald en bestaat uit een aantal urencodes. Stel dat de medewerker een uur te laat is, dan zal eerst een uur worden geboekt met de urencode die de medewerker heeft gekozen als zijn reden voor te laat beginnen, bijvoorbeeld doktersbezoek. Daarna wordt de normale aanwezigheid gestart.

Het is mogelijk om de webapplicatie ook CAO afspraken mee te laten rekenen, zoals het maximaal aantal uren dat iemand waarop men recht heeft om naar de dokter te gaan, voordat het de eigen tijd van de medewerker wordt.

Het vraag en antwoord scenario kan uitgebreid worden. Wanneer iemand bijvoorbeeld 3 uur te laat binnen komt en als reden opgeeft dat hij of zij eerst bij een klant is geweest, dan kan de webapplicatie bijvoorbeeld vragen op welke klantorder deze tijd geboekt moet worden. Reistijd kan worden geboekt en gereisde kilometers kunnen ook worden opgeslagen, zodat de kilometers mee kunnen naar het salarispakket.

Een bijzonder vraag en antwoord scenario wordt altijd gevraagd wanneer er veel gewerkt wordt met inleners en parttimers. Deze mensen worden flexibel ingezet wanneer de extra capaciteit nodig is. Dit maakt het echter moeilijk om deze mensen correct in te roosteren in het ERP pakket. De webapplicatie kan de mensen inroosteren wanneer ze zich aanmelden. Hiervoor hoeft de administratie dus niet meer gebeld te worden, wat heel wat tijd en ergernis bespaart.

Het verlofbriefje behoort ook tot de verleden tijd. Uw medewerkers kunnen hun verlof aanvragen via de webapplicatie. Het verlof moet worden goedgekeurd door een leidinggevende, die hierbij alle benodigde informatie heeft. Zo kan de leidinggevende bijvoorbeeld zien of andere medewerkers van dezelfde afdeling ook al verlof hebben op die datum. Indien gewenst wordt goedgekeurd verlof doorberekend naar de beschikbare capaciteit op de betreffende dag(en).

In de bijna 10 jaar dat Webbing Solutions de webapplicatie Urenverantwoording levert aan haar klanten zijn we veel bijzondere situaties tegengekomen. Vaak hebben we de situaties waarmee u ook te maken heeft al eens eerder verwerkt in de werking van de webapplicatie. Denk aan bijzondere overwerkregelingen zoals overwerk vooraf, het boeken van diverse vergoedingen zoals buitenlandvergoedingen, integraties met ARBO diensten voor ziekmeldingen etc. Natuurlijk wordt ook automatisch rekening gehouden met pauzes.

Met de webapplicatie Urenverantwoording kunnen alle mogelijke werkzaamheden worden geboekt. Het belangrijkste onderscheid is hierbij tussen directe en indirecte werkzaamheden, oftewel productieve of improductieve uren.Productieve uren worden door de webapplicatie uiteindelijk altijd op een productieorder geboekt. De webapplicatie kan echter elk ordernummer dat te herleiden is naar een productieorder accepteren als input.

Wilt u uw verkopers laten boeken op klantorder- of offertenummer? Dat is geen probleem, de webapplicatie zoekt via de verkoopregel dan automatisch het bijbehorende productieordernummer op.

Wilt u uw productiemedewerkers laten boeken op een werkkaartnummer? Geen probleem, want ook die is te herleiden naar een productieorder. Misschien is het handiger om te beginnen met de bewerking die ze uitvoeren? Geen probleem, dan beginnen we bijvoorbeeld met alle openstaande productieorders voor uw lassers of draaiers.

Voor uw servicemonteurs onderweg is het handig om te kunnen boeken op het nummer van de servicebon. U raadt het al, ook dat is mogelijk.

Om invoerfouten te voorkomen kan gebruik worden gemaakt van automatische invoer van ordernummers door bijvoorbeeld barcodescanners te gebruiken. Als uw orderstructuur het toelaat is het ook mogelijk om met keuzelijsten of een soort van “kassa” achtige layout te werken. Bovendien is door een slimme inrichting van uw ERP pakket ook nog een extra beveiliging mogelijk dat medewerkers alleen op hun “eigen” orders boeken, dus lassers alleen op orders waar lassen als bewerking aanwezig is.

Het dagelijkse invoeren van werkzaamheden kan op verschillende manieren. Afhankelijk van de werkwijze binnen uw bedrijf of uw afdelingen kunnen orderwissels “live” worden gedaan op het moment dat men van werkzaamheden wisselt. Dus op een bepaald tijdstip wordt de urenregel van de eerste order afgesloten en direct de nieuwe orderregel voor de tweede order gestart. Maar het is ook mogelijk om te werken met een elektronisch urenbriefje waarbij men gedurende de dag de orders waaraan gewerkt is invult. Start- en eindtijden van de dag worden door de webapplicatie automatisch gelijk gehouden met de start- en eindtijden van het aanwezig en afwezig melden. Wilt u standaard bij binnenkomst doorgaan met het werk de vorige dag, dan is dat ook geen probleem. Wanneer het tijd is voor pauze wordt automatisch de productieve tijd gestopt en na de pauze weer gestart.

Een van de sterkste punten van de webapplicatie zijn de mogelijkheden die het biedt om de geboekte uren in te zien, te controleren, goed te keuren en indien gewenst ook te verwerken. Hierdoor is het systeem volledig transparant. Natuurlijk is er onderscheid in de mogelijkheden voor de verschillende gebruikers. Een normale werknemer ziet alleen zijn eigen uren. Een leidinggevende, bijvoorbeeld een afdelingschef, ziet alleen de uren van de groep mensen waarover hij verantwoordelijk is. En op het hoogste niveau zijn de uren van alle medewerkers inzichtelijk.

Een normale werknemer ziet alleen zijn eigen uren in een weekoverzicht. In dit weekoverzicht ziet hij voor iedere werkdag de totalen, dus te totale tijd aanwezig of afwezig en de totale tijd gewerkt. Hij kan eenvoudig vooruit of achteruit door de weken bladeren. Wanneer een medewerker een dag aanklikt verschijnen de details van die dag in beeld. Hoe laat was hij aanwezig, hoe laat ging hij weer weg, welke werkzaamheden heeft hij uitgevoerd? Het is niet voor alle bedrijven van toepassing, maar sommige bedrijven laten het toe om de medewerker zelf mutaties op de geboekte uren uit te laten voeren. Hoe ver u daarin gaat is aan u. Bijvoorbeeld alleen op de lopende dag, of alleen het corrigeren van de laatst geboekte regel. Voor andere mutaties moet hij aankloppen bij zijn leidinggevende.

Een leidinggevende controleert op een ander niveau en krijgt dus een ander overzicht. Een leidinggevende ziet in 1 scherm alle personen waarvoor hij verantwoordelijk is. In dit scherm ziet hij per werkdag alleen globale informatie, bijvoorbeeld heeft of iemand de vereiste 8 uur aanwezig is geweest en of er ook 8 uur aan werkzaamheden zijn geboekt. Iedere klant wil hier andere gegevens zien waarop gecontroleerd moet worden. Het overzicht is volledig gegroepeerd en getotaliseerd en werkt snel en eenvoudig voor grotere groepen. Afwijkingen worden duidelijk in kleur getoond. Bijvoorbeeld wanneer iemand niet de vereiste 8 uur heeft gewerkt. De leidinggevende kan dan direct inzoomen naar die betreffende dag van die persoon om te kijken wat er aan de hand is en ook meteen correcties uitvoeren.

Meestal zijn het de leidinggevenden die vanuit hun overzicht de uren fiatteren en daarmee vrijgeven voor verwerken van de uren. Het is echter ook mogelijk om meerdere personen een goedkeur te laten geven. Bijvoorbeeld dat de medewerker eerst aangeeft dat zijn uren correct zijn ingevuld, of dat een projectleider eerst aangeeft dat hij akkoord is met de op zijn project geboekte uren.

Naast de reeds beschreven functionaliteit, zien we dat de meeste klanten ook nog extra functionaliteit laten toevoegen aan de webapplicatie. Dit varieert van het toevoegen van eenvoudige overzichten tot het toevoegen van volwaardige shop floor functionaliteit.

Een van de meest toegevoegde overzichten is het overzicht van de aanwezige werknemers. Omdat alle werknemers zich via de webapplicatie aanwezig melden is op ieder moment van de dag een actueel overzicht op te vragen van de medewerkers die op het terrein zijn. Dit kan worden uitgewerkt in een calamiteitenlijst of tellijst voor wanneer er een incident is op uw terrein. Maar het kan bijvoorbeeld ook worden uitgewerkt tot een scherm voor uw receptioniste / telefoniste waarin zij kan zien of iemand aanwezig is die gebeld wordt. Er zijn bedrijven die ook meteen aangeven of iemand een speciale functie heeft, zoals BHV’er, en er zijn bedrijven die er de interne telefoonnummer bij zetten. Wanneer je dit doortrekt richting shop floor, dan zien we dat klanten op een dergelijk overzicht laten zien welke medewerker aan welke productieorder op dat moment werkzaam is.

Aangezien de medewerkers hun werkzaamheden registreren via de webapplicatie is het vaak een kleine en logische stap om de functionaliteit uit te breiden met shop floor functionaliteit. Dit kan zowel het verstrekken van extra informatie aan de werknemer zijn, als ook het uitvoeren van functies, boekingen of verwerkingen in uw ERP pakket. Denk hierbij aan het verzetten van een status wanneer de medewerker klaar is met zijn werk aan een productieorder, het afboeken van materialen, het aangeven van een onderhanden werken locatie waar materialen worden weggelegd, het uitvoeren van gereed meldingen etc. Als het om informatievoorziening gaat, denk dan aan inzicht in de planning of voortgang van productieorders, het tonen van tekeningen (ook in 3D), aanzicht of alle benodigde materialen beschikbaar zijn, aan kunnen geven wanneer een machine in storing valt etc.

De extra functies maken de webapplicatie tot een compleet systeem dat perfect aansluit op uw werkwijze.

Informatie aanvragen
Dia’s vergroten

Belangrijkste functies

  • Boeken van aan- en afwezigheid
  • Boeken van (in)productieve uren
  • Aanvragen van verlof en vakantie
  • Inzicht voor werknemers in eigen geboekte uren
  • Inzicht voor projectleiders in stand van het project
  • Inzicht voor leidinggevenden in alle uren
  • Uitgebreide mogelijkheden voor controleren en fiatteren van uren door werknemers, projectleiders en/of leidinggevenden

Goed om te weten

  • Web-based applicatie, te gebruiken op alle apparaten met een internet browser: PC’s, thin clients, tablets, etc.
  • Minimaliseer invoerfouten door gebruik van barcodes, RFID etc.
  • Geïntegreerd met uw ERP applicatie of stand-alone te gebruiken
  • Koppelingen met machines mogelijk voor real-time productietijden
  • Automatische identificatie van uw medewerkers, bijvoorbeeld met elektronische badges, barcodes of door integratie met de Windows Active Directory.
  • ERP pakketten: Isah, Exact (Online en Globe), Ridder, MKG