Project Description

Inkoopportaal

inkoopportaal06
inkoopportaal07
inkoopportaal08
inkoopportaal09
inkoopportaal10
inkoopportaal05
inkoopportaal04
inkoopportaal02
inkoopportaal03
Onze webapplicatie Inkoopportaal biedt u een online platform om informatie te delen met uw leveranciers op het gebied van inkoop. De functionaliteit van het Inkoopportaal ondersteunt uw gehele inkoopproces, van het aanvragen van een offerte, het plaatsen van de inkooporder, het ontvangen van de opdrachtbevestiging en tenslotte het ontvangen van de inkoopfactuur.

Het Inkoopportaal is volledig geïntegreerd met uw ERP pakket, zoals Isah, Exact (Online en Globe), Ridder of MKG. Dit betekent dat uw inkopers voor het complete proces binnen het Inkoopportaal kunnen werken, nog voordat uw leveranciers een offerteaanvraag of inkooporder ontvangen. Het Inkoopportaal bevat namelijk ook functionaliteit voor het beheren van inkoopinformatie in het Artikelarchief en het Leveranciersbestand van uw ERP pakket. Ook kunnen met het Inkoopportaal de door het ERP pakket gegenereerde besteladviezen worden beoordeeld, gefiatteerd en verwerkt tot offerteaanvraag of inkooporder. Vaak werkt dit overzichtelijker dan binnen uw ERP pakket, omdat u als klant bepaalt welke informatie uit het ERP pakket op het scherm wordt getoond aan uw inkopers.

Met het Inkoopportaal kunnen uw inkopers ook in 1 oogopslag zien hoe het staat met openstaande leveringen. Welke artikelen moeten vandaag binnenkomen, welke zijn al te laat?

Wanneer uw inkopers een offerteaanvraag of inkooporder aanmaken ontvangen uw leveranciers hiervan automatisch een e-mail met daarin een link naar uw Inkoopportaal. Wanneer zij die link aanklikken komen ze op het inlogscherm van het Inkoopportaal terecht waar zij eerst hun gebruikersnaam en wachtwoord invoeren. Daarna kunnen de leveranciers aan de slag met de offerteaanvraag of de inkooporder. Zij kunnen alle bijgevoegde documenten en bestanden downloaden, zoals tekeningen die nodig zijn voor uitbesteding. Altijd in de juiste revisie!

De leveranciers hebben ook inzicht in hun eigen openstaande leveringen. Omdat het Inkoopportaal geïntegreerd is met uw ERP pakket is ook inzichtelijk wanneer ingekochte artikelen door u zijn ontvangen. Via het Inkoopportaal kunnen de leveranciers ook hun inkoopfacturen indienen, waarbij bewaakt wordt dat er niet gefactureerd wordt voordat de artikelen ook daadwerkelijk zijn ontvangen.

ERP pakketten: Isah, Exact (Online en Globe), Ridder, MKG

Het Inkoopportaal ondersteunt uw gehele inkoopproces. Voordat u ook nog maar een offerteaanvraag of inkooporder kunt versturen naar uw leveranciers is er al veel intern werk gedaan door uw inkopers. De webapplicaties van Webbing Solutions zijn ontstaan vanuit de praktijk. In dit geval betekent dit dat de functionaliteit van het Inkoopportaal tot stand is gekomen door samenwerking met inkopers net als u die voor vergelijkbare bedrijven werken: de MKB maakindustrie. De wens die zij hadden was dat ze al hun werkzaamheden binnen het Inkoopportaal zouden moeten kunnen uitvoeren, zonder steeds te hoeven wisselen met het ERP pakket. Naast de functionaliteit die er is voor het delen van informatie met leveranciers is er dus ook functionaliteit voor de interne werkzaamheden van de inkoper.

Zo is het mogelijk om een gedeelte van het beheer van de artikelen in het Artikelarchief te doen vanuit het Inkoopportaal. Het gaat dan natuurlijk om inkoop gerelateerde gegevens, zoals het aangeven wie de standaard leverancier is van een artikel, wat het artikelnummer van de leverancier is, de prijs, levertijd etc. Ook is het mogelijk om de geplande artikelmutaties in te zien. Hetzelfde geldt ook voor leveranciersgegevens. Wie is de standaard contactpersoon, hoe communiceren we met de leverancier, heeft de leverancier vaste leverdagen etc.

Daarnaast is er een scherm aanwezig waarop in 1 oogopslag alle openstaande leveringen van alle leveranciers te zien zijn. Grafisch wordt aangegeven wat de levertijd is in dagen in groen en in rood hoeveel dagen een artikel te laat is. Het is ook mogelijk om snel te filteren op leverancier of op artikel.

Het ERP pakket genereert besteladviezen die bijvoorbeeld voorkomen uit de orders of uit de voorraad. De besteladviezen geven de inkoopbehoefte aan van het bedrijf waarmee de inkopers aan de slag moeten. Het Inkoopportaal bevat een groot aantal functies die het omgaan met besteladviezen een stuk makkelijker maken, tijd besparen en daarmee het leven van de inkoper een stuk aangenamer maken. Zo is het mogelijk om voor bepaalde artikel(groepen) automatisch een fiat te laten zetten, uitgaand van standaard levertijden en prijzen. Dit kan natuurlijk alleen maar voor zeer standaard artikelen, maar toch, hoe vaak fiatteert u besteladviezen waar u eigenlijk niet naar hoeft te kijken? Verder is het mogelijk om voor de door u geselecteerde besteladviezen in 1x dezelfde levertijd te zetten, of een andere leverancier te kiezen.

Uiteindelijk worden de gefiatteerde besteladviezen verwerkt tot een offerteaanvraag of een inkooporder. Dit is het moment dat uw leveranciers een e-mail ontvangen en er mee aan de slag gaan. U kunt in de lijsten met offerteaanvragen en inkooporders aan een kleur zien of hoe ver de leverancier er mee is en zo de status in de gaten houden. Heeft de leverancier de inkooporder al gezien? Is hij akkoord of juist niet? Dat is netjes zichtbaar gemaakt voor uw inkoper.

Uw leveranciers ontvangen per e-mail een bericht dat er een nieuwe offerteaanvraag of inkooporder klaar staat. In de e-mail is een linkje opgenomen naar het Inkoopportaal. Wanneer de leverancier hier op klikt, komt hij uit op het inlogscherm waar hij met de juiste inloggegevens toegang kan krijgen.

Het Inkoopportaal ziet er voor de leverancier hetzelfde uit als voor uw inkopers. Iedereen kijkt altijd naar dezelfde gegevens. Er zijn 2 verschillen. Ten eerste, de leveranciers zien de interne functies van uw inkopers niet. Ten tweede zien de leveranciers natuurlijk alleen hun eigen gegevens. Zo kunnen de leveranciers bijvoorbeeld ook de openstaande leveringen bekijken, maar dan natuurlijk alleen hun eigen openstaande leveringen en niet die van andere leveranciers.

In het geval van een offerteaanvraag zal de leverancier de gevraagde informatie invullen voor wat betreft de prijzen, levertijden etc. Wanneer dit gedaan is, kan de leverancier er akkoord op geven en komt de inkoopofferte weer terug bij u om te beoordelen. Wanneer u bij meerdere leveranciers dezelfde offerteaanvraag heeft gedaan, kunt u eenvoudig de offertes vergelijken. U kiest welke leverancier de order krijgt en geeft bij de andere leveranciers de reden aan waarom zij het niet hebben gehaald.

Leveranciers die een inkooporder ontvangen moeten deze controleren en bevestigen. Hiermee heeft u te allen tijde de juiste referenties bij de hand om over de order te communiceren. Mochten er zaken op de inkooporder staan die de leverancier onverwacht toch niet waar kan maken, dan kan hij dit aangeven. Bijvoorbeeld wanneer de levertijd normaal gesproken altijd 3 dagen is, maar nu door een of ander probleem 5 dagen zou zijn. Deze informatie komt ook weer terug bij u, zodat u hier samen met de leverancier actie op kunt ondernemen.

Tenslotte is het voor de leverancier mogelijk om zijn facturen via het Inkoopportaal in te dienen. Dit kan automatisch of handmatig. Hierbij wordt door het Inkoopportaal automatisch gecontroleerd of de factuur in orde is. Dus, zijn alle gefactureerde artikelen ook daadwerkelijk ontvangen en kloppen de aantallen en prijzen op de factuur met de inkooporder.

Wanneer u werkzaamheden gaat uitbesteden bij uw leverancier, zal de leverancier ook de juiste tekeningen moeten ontvangen waarmee hij aan de slag kan. Normaal gesproken worden tekeningen en eventueel ook nog andere bestanden per e-mail verstuurd. Met het Inkoopportaal kunt u echter alle tekeningen en andere bestanden klaar zetten bij de offerteaanvraag of inkooporder, zodat de leverancier ze daar vervolgens kan downloaden. Zo is er nooit meer discussie over welke tekening bij welke inkooporder hoort.

Maar ideaal is dit nog lang niet…

Veel van onze klanten maken tegenwoordig gebruik van PDM systemen, bijvoorbeeld Vault Professional van Autodesk of PRO.FILE voor Pro/Engineer . Hierin ligt alle engineeringsinformatie van uw producten en artikelen opgeslagen. Vrijwel altijd is het PDM systeem gekoppeld aan het ERP pakket, waarbij het ERP pakket dus bijvoorbeeld “weet” wat de actuele revisie is van een artikel. Hierdoor wordt het voor het Inkoopportaal mogelijk om volledig automatisch de correcte tekeningen met de juiste revisie (zoals die in de inkoopregel staan) op te vragen bij het PDM systeem en klaar te zetten voor de leverancier om te downloaden. Vaak kunnen de PDM systemen ook automatisch de STEP files genereren die de leveranciers in hun machines kunnen laden.

Dit scheelt intern enorm veel zoekwerk naar de juiste tekeningen en bij de leverancier enorm in de faalkosten omdat met een verkeerde tekening of oude revisie gewerkt werd.

Onder de noemer Smart Industry (www.smartindusty.nl) wordt het slimmer en beter samenwerken tussen bedrijven in de Nederlandse maakindustrie gestimuleerd. Webbing Solutions is sinds 2015 officieel Smart Industry ambassadeur, omdat wij ons met onze producten hiervoor inzetten.

Het Inkoopportaal kan worden uitgebreid met het automatisch versturen en ontvangen van alle inkoop gerelateerde data tussen u en uw leveranciers. Het gaat dus om uw offerteaanvragen, uw inkooporders en de opdrachtbevestigingen en inkoopfacturen van uw leveranciers. U integreert hiermee het Inkoopportaal (en dus ook uw ERP pakket) met het systeem van uw leveranciers.

Hiervoor heeft Webbing Solutions de online dienst KetenlinK gemaakt die we hiervoor inzetten. KetenlinK zorgt er voor dat u verder geen maatwerk nodig heeft om informatie te versturen naar uw leveranciers of te ontvangen van uw leveranciers. Bovendien verschijnt alles op de vertrouwde locaties in het Inkoopportaal. Dus wanneer u een geautomatiseerd bericht voor een opdrachtbevestiging ontvangt, verschijnt het orderbevestigingsnummer gewoon op de juiste plek in het Inkoopportaal.

KetenlinK zorgt er ook voor dat er aan de zijde van de leverancier ook geen maatwerk nodig is om uw berichten te ontvangen. KetenlinK zet indien nodig het bericht om naar het standaard format van de leverancier. Hierdoor is het laagdrempelig en eenvoudig te implementeren.

Meer informatie kunt u vinden op de website van KetenlinK: www.ketenlink.nl.

Informatie aanvragen
Dia’s vergroten

Belangrijkste functies

  • Online alle inkoop informatie delen met uw leveranciers
  • Inkooporders plaatsen en offertes aanvragen
  • Ontvang prijzen, orderbevestigingen en inkoopfacturen
  • Alle informatie en communicatie op 1 plaats
  • Integratie met Engineering (PDM): tekeningen voor uitbestedingen altijd in juiste revisie te downloaden
  • Ondersteunt uw volledige inkoopproces
  • Automatisch en veilig informatie uitwisselen met XML zonder maatwerk via KetenlinK

Goed om te weten

  • Dit portaal is vooral geschikt voor gebruik op een PC of laptop
  • Volledig geïntegreerd met uw ERP pakket
  • Leveranciers krijgen een e-mail met een linkje wanneer er een nieuwe inkooporder of offerte aanvraag klaar staat
  • Inclusief beheer voor verlenen van toegang voor leveranciers
  • Layout volgens uw huisstijl
  • ERP pakketten: Isah, Exact (Online en Globe), Ridder, MKG